Agente de contratação: quem pode ser, o que faz e quais os riscos

A figura do agente de contratação é uma das novidades da Lei 14.133/2021 que mais gera dúvida na administração municipal. Não porque o conceito seja complexo, mas porque ele desloca responsabilidade para uma pessoa nomeada — e municípios com quadros reduzidos precisam decidir quem é essa pessoa.

Este texto responde às três perguntas que aparecem com mais frequência nas nossas assessorias: quem pode ser designado, o que a função efetivamente abrange e quais são os riscos assumidos por quem a exerce.

O que é o agente de contratação

O agente de contratação é a pessoa designada pela autoridade competente para tomar as providências necessárias ao bom andamento do certame até a homologação. Na modalidade pregão, essa mesma função recebe o nome de pregoeiro.

A definição é ampla de propósito. Ela abrange conduzir a sessão pública, responder a pedidos de esclarecimento, decidir sobre impugnações no âmbito da sua competência, analisar propostas e documentos de habilitação, negociar condições mais vantajosas e instruir o processo até a fase de adjudicação.

O agente é auxiliado por equipe de apoio, e responde individualmente pelos atos que praticar — não pelos atos da equipe, salvo se houver concorrência para o ilícito ou omissão no dever de fiscalizar.

Quem pode ser designado

A lei estabelece que a designação recaia sobre servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da administração pública. Essa é a regra, e ela tem uma razão evidente: a função envolve decisões com repercussão patrimonial, e o vínculo permanente é o que garante submissão ao regime de responsabilidade.

Há três requisitos que precisam estar documentados na designação:

Vínculo adequado. Servidor efetivo ou empregado público do quadro permanente. A designação de comissionado sem vínculo efetivo é possível apenas nas hipóteses e condições que a legislação e a regulamentação local admitam, e é frequentemente questionada pelo controle externo em municípios pequenos.

Capacitação. A lei impõe à administração o dever de promover a capacitação dos agentes designados. Na prática, isso significa que a designação precisa vir acompanhada do registro da formação recebida — certificado de curso, participação em capacitação promovida pelo próprio órgão ou por escola de governo.

Ausência de conflito de interesse. O agente não pode atuar em processo em que tenha interesse direto ou indireto, nem manter relação de parentesco ou vínculo com licitante participante. A declaração de inexistência de conflito deve integrar o processo.

Segregação de funções: o problema real dos municípios pequenos

A lei determina que sejam observados o princípio da segregação de funções e a vedação à designação do mesmo agente para funções que possam comprometer o controle. O agente que conduz a licitação não deveria ser o mesmo que fiscaliza o contrato dela decorrente, nem o mesmo que integra a comissão de recebimento definitivo.

Em municípios com dois ou três servidores no setor de compras, essa exigência parece inviável. E se for tratada como exigência absoluta, é mesmo.

O que temos recomendado é uma leitura possível: a segregação se aplica ao processo, não ao setor. Se o fiscal do contrato é servidor da secretaria demandante — o que é o arranjo mais natural, porque é quem convive com a execução — e o agente de contratação é do setor central de licitações, a segregação está atendida sem precisar de mais pessoas. O que não se sustenta é o mesmo servidor conduzir a licitação, atestar a nota fiscal e integrar a comissão que recebe o objeto.

O que a função não abrange

Um mal-entendido frequente: o agente de contratação não é responsável pelo conteúdo técnico do termo de referência nem pela definição do objeto. Esses documentos vêm do setor demandante e da autoridade que os aprova.

Também não cabe ao agente decidir sobre a legalidade do edital em substituição ao assessoramento jurídico. Se surge dúvida jurídica relevante durante a sessão, o caminho é suspender e submeter a questão a quem tem a atribuição, não decidir e seguir.

Essa delimitação importa porque, quando o processo é questionado, a tentativa de atribuir tudo ao pregoeiro é o primeiro movimento defensivo dos demais envolvidos.

Os riscos assumidos por quem exerce a função

O agente responde civil, administrativa e penalmente pelos atos que praticar. Na prática do controle externo municipal, os apontamentos que mais frequentemente alcançam pessoalmente o agente de contratação são:

• Aceitação de proposta com preço manifestamente inexequível sem diligência de comprovação.
• Habilitação de licitante que não atendia a requisito objetivo do edital, ou inabilitação por exigência não prevista.
• Condução de negociação sem registro no processo, o que impede a verificação posterior da vantajosidade obtida.
• Resposta a impugnação sem fundamentação, mantendo cláusula que depois se revela restritiva.
• Ausência de registro em ata de ocorrências relevantes da sessão.

Vale registrar o que a lei também prevê: a administração deve assegurar defesa ao agente em processos que decorram do exercício regular da função, incluindo perante os órgãos de controle. Esse ponto costuma ser desconhecido justamente por quem mais precisaria dele.

Como reduzir o risco na prática

Três medidas simples e verificáveis reduzem substancialmente a exposição do agente:

Registrar tudo em ata. Diligência realizada, resposta obtida, fundamento da decisão, ocorrência da sessão. O que não está no processo não aconteceu, e a memória do agente não é prova três anos depois.

Fazer diligência antes de decidir. A lei autoriza a promoção de diligência para esclarecer ou complementar a instrução. Diante de dúvida sobre exequibilidade, sobre autenticidade de atestado ou sobre alcance de uma exigência, a diligência é o caminho — e sua ausência é o que costuma fundamentar a responsabilização.

Submeter dúvida jurídica a quem tem a atribuição. Suspender a sessão para consulta custa dias. Decidir errado custa a anulação do certame e a instauração de processo de responsabilização.

A função de agente de contratação não é, em si, perigosa. O que a torna arriscada é exercê-la sem designação formal adequada, sem capacitação registrada e sem o hábito de documentar as decisões — três condições que dependem muito mais da organização do órgão do que do servidor designado.