Os cinco apontamentos mais frequentes dos tribunais de contas

Ao revisar processos de contratação de municípios assessorados pelo escritório, encontramos um padrão. Os apontamentos de tribunal de contas não são aleatórios nem imprevisíveis: eles se concentram em um conjunto pequeno de falhas que se repetem, ano após ano, em órgãos diferentes.

Isso é uma boa notícia. Significa que a maior parte do risco de controle externo pode ser tratada preventivamente, com atenção a cinco pontos específicos da instrução processual.

1. Pesquisa de preços insuficiente ou não documentada

É o campeão isolado. E raramente o problema é o valor em si — é a impossibilidade de verificá-lo.

O que caracteriza o apontamento: amostra composta apenas por cotações diretas com fornecedores, sem justificativa da impossibilidade de usar fontes mais confiáveis; ausência de identificação das fontes que permita conferência por terceiro; exclusão de valores sem justificativa técnica; e ausência de memória de cálculo.

O que resolve. Combinar no mínimo três fontes com prioridade para sistemas oficiais e contratos similares; anexar ao processo os documentos de origem no momento da consulta; registrar o método de cálculo e sua justificativa; e justificar por escrito qualquer valor desconsiderado. O critério prático é que um terceiro consiga refazer o cálculo e chegar ao mesmo número.

2. Fracionamento de despesa

O apontamento aparece quando objetos de mesma natureza são contratados repetidamente por dispensa em razão do valor, ao longo do exercício, somando quantia que exigiria licitação.

Duas observações importam aqui. A primeira é que o fracionamento raramente decorre de intenção de burlar — decorre de ausência de planejamento. Quando o setor não sabe em janeiro que precisará de determinado material o ano todo, ele compra por dispensa em fevereiro, em maio e em setembro.

A segunda é que a defesa mais comum — objetos distintos, demandas imprevistas — só se sustenta se houver registro. Demanda imprevista documentada é justificativa; demanda imprevista alegada depois do apontamento, não.

O que resolve. Plano de contratações anual que agregue objetos de mesma natureza; controle acumulado de dispensas por elemento de despesa e por objeto ao longo do exercício; e sistema de registro de preços para objetos de demanda recorrente e quantitativo incerto — que é exatamente o problema que ele foi criado para resolver.

3. Ausência ou insuficiência do estudo técnico preliminar

O estudo técnico preliminar é o documento que os órgãos de controle leem primeiro, porque é ele que justifica a contratação inteira.

O apontamento vem em duas versões. Na primeira, o documento não existe e não há enquadramento em hipótese de dispensa. Na segunda — mais frequente — ele existe formalmente, com poucos parágrafos genéricos, sem análise de alternativas, sem estimativa de quantitativo fundamentada e sem demonstração de que a solução escolhida é a adequada.

O que resolve. Modelo padronizado com campos obrigatórios que forcem o preenchimento substantivo: descrição da necessidade, alternativas consideradas e razão da escolha, memória do quantitativo, estimativa de impacto orçamentário, requisitos da contratação e providências prévias. Documento devolvido ao setor demandante quando incompleto — não complementado pelo setor de licitações.

4. Fiscalização contratual sem registro

Este apontamento surge depois, na análise da execução, e é o que mais frequentemente alcança pessoalmente o gestor e o fiscal.

O que caracteriza: designação de fiscal genérica ou inexistente; ausência de relatórios de acompanhamento; atesto de nota fiscal sem documento que demonstre a verificação da entrega ou da prestação; pagamentos regulares em contrato com execução comprovadamente irregular; e aditivos sem instrução própria.

O ponto sensível é o atesto. Ao assinar, o fiscal declara que o objeto foi entregue conforme contratado. Quando não há documento que ampare essa declaração — medição, relatório, termo de recebimento —, a responsabilidade pelo pagamento indevido recai sobre quem atestou.

O que resolve. Designação formal e nominal, com atribuições descritas; pasta de fiscalização por contrato, com relatórios periódicos; critério de medição definido já no termo de referência; e instrução própria para cada aditivo, com pesquisa de preços atualizada e demonstração de vantajosidade.

5. Habilitação com exigência indevida — para mais ou para menos

O quinto apontamento tem duas faces opostas e ambas aparecem com frequência.

Para mais: exigência de qualificação técnica desproporcional, vedação injustificada ao somatório de atestados, exigência de registro ou certificação sem base legal, ou requisito de sede em determinada localidade.

Para menos: habilitação de licitante que não apresentou documento exigido pelo edital, ou aceitação de documento vencido. Este é mais grave do que parece, porque compromete a isonomia — outro licitante pode ter deixado de participar exatamente pela exigência que foi dispensada.

O que resolve. Revisão da qualificação técnica no momento da elaboração do edital, com justificativa de cada exigência vinculada à parcela relevante do objeto; e lista de verificação de habilitação usada de forma idêntica para todos os participantes, anexada ao processo.

O que esses cinco pontos têm em comum

Nenhum deles é problema de interpretação jurídica complexa. Todos são problemas de instrução processual — de o processo não conter o registro do que efetivamente foi feito.

Essa é a razão pela qual a consultoria preventiva produz resultado mensurável nessa frente. Corrigir a rotina de documentação custa uma fração do que custa responder a uma diligência, refazer um certame ou defender um gestor em processo de responsabilização dois anos depois.

Uma sugestão prática para quem quer começar: peça ao setor os cinco últimos processos concluídos e verifique, em cada um, se um leitor externo conseguiria responder a estas perguntas apenas com o que está no autos — como se chegou ao preço estimado, por que este objeto e não outro, quem recebeu e com base em quê. Onde a resposta não estiver no processo, está o próximo apontamento.